Lanjutan 8, 9, dan 10 ( TUTORIAL MICROSOFT EXCEL)

TUTORIAL MICROSOFT EXCEL

I. Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data.Di sini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Lembar kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel itu, ada baiknya kita mengenal lebih dahulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan.

B. Memindahkan beberapa Petunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk selengkapnya silahkan lihat tabel di bawah.

Tombol	Keterangan
¬  ­  ®  ¯	Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas, atau bawah
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Home	Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layer ke atas
PgDn	Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

C. Memasukkan data ke lembar kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam, dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini:

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki kesalahan pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri mouse 2 kali pada sel yang datanya ingi diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dengan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), – (pengurangan), * (perkalian), ^ (perpangkatan).

1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a.   Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan.

b.   Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a.   Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan.

b.   ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 & (atau) E4 diubah, maka hasil di sel 5 pun akan ikut berubah.

3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse:

a.       Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b.      Ketik “=” pada kolom baris rumus

c.       Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

d.      Pilih atau klik E4 lalu tekan Enter

F. membuat range / blok sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau) baris, copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan (atau) baris, dll. Dalam kondisi – kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range / blok ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai di ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.

Range / blok dapat dibuat dengan beberapa cara:

1. Membuat range dengan menggunakan tombol Shift

a.   Tempatkan petunjuk sel awal range / bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2.

b.   Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7.

2. Membuat range menggunakan mouse

a.   Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer / penunjuk mouse yang harus berada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

b.   Sambil menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu E7.

3. Membuat kolom atau baris

Suatu baris atau kolom dapat disorot dengan mengeklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bila ingin menyorot seluruh kolom B.

4. Menyorot sederetan kolom atau baris

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya, B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini:

a.       Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal

b.      Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga menyelorot seluruh baris itu.

G. Menghapus data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data / sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengeklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan rangkaian data dengan fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill dapat dilakukan dengan mengikuti langkah – langkah berikut ini

1.      Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2

2.      Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” January

3.      Pada sel berikutnya (sel bawah/ B3 atau disampingnya / C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

4.      Sorot/bloklah B2:B3

5.      Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 sehingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam.

6.      Tekan tombol kiri mouse dan geserlah (drag) posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.

I. Menggunakan fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (perhitungan otomatis) digunakan untuk melakukan perhitungan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalan suatu range tertentu. Di dalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata – rata (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), Nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah angka data (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut:

1. Sorot range yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data.
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilih Average (A) untuk menghitung rata – rata data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

AutoSum

Fungsi AutoCalculate di atas adalah untuk menghitung cepat data – data yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (S).

Misalnya dalam contoh di atas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol S di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

J. Mengatur lebar kolom

1.   Mengatur lebar kolon dengan menggunakan mouse.

     a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga plus tanda warna putih berubah menjadi tanda panah 2 arah.

     Catatan : Bila ingin berubah sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan dirubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.

     b. Klik kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser (drag) lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2.   Mengatur lebar kolom sesuai data terpanjang

     a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

     b. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom,

K. Mengatur tinggi kolom

1.   Mengarahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

     Catatan : Bila ingin merubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

2.   Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris yang diinginkan.

L. Mengatur Format tampilan huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color), dan efek khusus lainnya dpat anda tambahkan dalam lembar kerja anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

1. Format melalui perintah di baris menu
1. Sorot sel atau range yang akan anda format
2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (Ctrl + 1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
3. Pada kotak dialog Format Cells tersebut klik tab Font.
4. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

M. Meratakan tampilan data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, ditengah sel atau ditengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada dibaris menu dan toolbar.

1.   Meratakan data dengan perintah di baris menu

     a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya

b. Pilih dan klik menu Format (O), Cells (Ctrl + 1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

     c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut klik tab Alignment

     d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak:

§         Vertical  : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh)

§         Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :

General	Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent)	Data ditampilkan rata kiri
Center	Data ditampilkan rata tengah
Right	Data ditampilkan rata kanan
Fill	Mengisi seluruh sel dengan mengisi seluruh data
Justify	Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection	Data ditampilkan ditengah-tengah beberapa kolom

§         Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya

e. Klik OK

N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

1.   Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

2.   Pilih dan klik menu Format (O), Cells (Ctrl + 1). Lalu klik tab border.

3.   Pada bagian presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut:

     None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai

     Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range

     Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas di dalam range

1. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
2. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
3. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
4. klik OK bila sudah selesai

O. Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom

Kadang kala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/ mengetikan data, ternyata ada data – data yang terlewat. Langkah – langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini:

1.        Sorotlah sel atau buatlah range tempat sel , baris atau kolom baru akan disisipkan

2.        Pilih dan klik di baris menu:

     Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru

     Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru

     Insert, Cells untuk menyisipka sel baru

P. Menghapus sel, baris, atau kolom

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris, atau kolom.

1. Sorotlah sel atau range tempat se, baris, atau kolom yang akan dihapus
2. pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
3. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini:

     Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya

     Shift cell up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah bawahnya

     Entire rows, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot

     Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot

4.   Klik OK